Barrierefreie PDFs

Wenn Sie eine Einführung oder Inhouse-Schulung zu diesem Thema benötigen, schauen Sie doch einmal in meine aktuellen Workshops zum barrierefreien PDFs. Oder nehmen Sie für eine Inhouse-Schulung oder ein 1:1-Coaching Kontakt mit mir auf.
Das Portable Document Format PDF ist der Quasi-Standard, wenn man Dokumente plattformunabhängig bereit stellen möchte. Es widerspricht vielen Anforderungen der Zugänglichkeit, weil es genau das Gegenteil von anpassbar ist. Es soll auf allen möglichen Geräten und unter jedem Betrachter gleich aussehen. Struktur, Layout und Verhalten sind nicht getrennt, sondern in einem Format vereint.

Das bereitet vor allem Blinden Schwierigkeiten. Für Blinde sieht ein PDF im Zweifelsfall aus wie reiner Fließtext. Der Blinde kann nicht zwischen Überschriften, Fließtext und Listen unterscheiden. Das Arbeiten mit PDF ist deshalb unkomfortabel.
Dabei muss man zwischen Benutzbarkeit und Zugänglichkeit unterscheiden. Ein Dokument kann benutzbar sein, obwohl es nicht barrierefrei ist. Ein Dokument kann aber auch völlig unbenutzbar sein. Das kann zum Beispiel passieren, wenn ein falscher Zeichensatz eingesetzt wurde oder das Dokument aus eingescannten Bildern besteht. Störend wirkt sich meistens auch ein Schutz vor Markieren oder Ausdrucken aus. Ärgerlich ist, dass solche Probleme aus Unachtsamkeit entstehen und selten Absicht sind.

Tagged PDF

Ein PDF lässt sich barrierefrei machen, indem es getaggt oder strukturiert wird. Dabei wirkt nachträglich über ein unstrukturiertes Dokument eine Struktur geworfen, damit vor allem Blinde und Sehbehinderte damit arbeiten können.

In PDF werden ähnliche Elemente verwendet wie in HTML. Das Wichtigste ist die Kennzeichnung von Überschriften, Listen und das Hinzufügen von Alternativtexten zu Bildern. Außerdem sollte bei mehrspaltigen Dokumenten die richtige Reihenfolge festgelegt werden. Aus den Überschriften werden Lesezeichen generiert, die ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis funktionieren.

Profis erzeugen barrierefreie PDFs mit Adobe InDesign. Um alle Anforderungen barrierefreier PDFs zu erfüllen, kommt man an Adobes Programmen nicht vorbei. Leider ist das eine Wissenschaft für sich, so dass man im Vorbeigehen solche Dinge nicht erledigen kann. Es gibt einige Agenturen, die sich darauf spezialisiert haben.
Das ist aber bei den meisten Dokumenten nicht nötig. Mit aktuellen Office-Paketen können einfache Dokumente und Präsentationen strukturiert werden. Das gilt für aktuelle Versionen von OpenOffice und seine Ableitungen LibreOffice oder IBM Lotus Sympohny. Auch mit Microsoft Office ab Version 2007 lassen sich einfache Dokumente barrierefrei strukturieren. Das geht übrigens auch mit dem in Windows 7 vorinstallierten Office 2010 Starter.

Zwar lassen sich nicht alle Standards für barrierefreies PDF mit den Office-Paketen umsetzen. Für Pressemitteilungen und einfache Dokumente reicht es aber aus.

Brauchen wir PDF

PDF hat nur in wenigen Bereichen Vorteile gegenüber klassischen Webseiten. Im Internet liegen Millionen von PDF-Dokumenten, die größtenteils veraltet sind. Natürlich können auch Webseiten veralten, aber hier fällt es schneller auf und sie werden auch einfacher aktualisiert. Ebenso wie Flash ist PDF ein Format, das nur in wenigen Bereichen Vorteile gegenüber anderen Dokumenttypen hat. Ein klassischer Einsatzbereich für PDF sind Formulare, die ausgedruckt und per Post verschickt werden. In fast allen Bereichen ist eine Webseite einem PDF vorzuziehen.

Außerdem können praktisch alle Hilfstechnologien besser mit Webseiten als mit PDF umgehen.

Übungen

  • Als erste Aufgabe sollst du herausfinden, welche potentiellen Barrieren in einem PDF für Blinde stecken können. In diesem Dokument durchführen kannst. Wie die meisten Menschen wirst du sicher ein paar PDFs auf der Festplatte liegen haben, die du ebenfalls testen kannst.
  • Sicher wirst du auch ein Textdokument haben, welches du in der nächsten Übung barrierefrei machen wirst. Befolge dazu die Anleitungen im nächsten Abschnitt.
  • Mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker kannst du prüfen, wie barrierefrei deine PDFs sind. Um die Fehlerreports zu verstehen sind fortgeschrittene Kenntnisse nötig, aber es schadet nicht, das Tool einmal auszuprobieren

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