Barrierefreie PDFs mit OpenOffice und LibreOffice

Im Folgenden möchte ich eine kurze Anleitung geben, wie Sie mit dem kostenlosen OpenOffice bzw. LibreOffice barrierefreie tagged PDFS erstellen können. Ich gehe davon aus, dass Sie Ihre Dokumente in Word vorbereiten und anschließend in OpenOffice bearbeiten. Sinnvoller ist es, Ihre Dokumente direkt in OpenOffice bzw. LibreOffice zu erstellen, dann müssen Sie zum Beispiel nicht überprüfen, ob beim Konvertieren zwischen den Dateiformaten Elemente verschoben werden oder verloren gehen.
Während barrierefreie Webseiten heute zum guten Ton gehören, sieht es bei den PDF-Dokumenten eher schlecht aus. Dabei erfordern insbesondere lange Dokumente eine vernünftige Zugänglichkeit. Adobe hat in diesem Punkt leider kaum Vereinfachung geschaffen. Zwar bieten InDesign und Acrobat einige Möglichkeiten zur Erhöhung der Zugänglichkeit an, doch die Nachbearbeitung von Dokumenten in Acrobat ist kompliziert und zeitaufwendig. Ganz abgesehen davon sind Adobes Acrobat und InDesign nicht gerade günstig zu haben.

Tagged PDF

Die Lösung heißt Tagged PDF. Ähnlich wie bei HTML lassen sich Strukturelemente wie Absätze, Überschriften und Listen mit Formatierungen versehen, so dass der Blinde mit seinem Screenreader im Dokument navigieren kann. Neben dem Acrobat von Adobe bieten Microsoft Office 2007 und OpenOffice 3.x bzw. LibreOffice die Möglichkeit, Tagged PDF zu exportieren. Der Vorteil der Office-Anwendungen besteht darin, dass die Formatierung von Text hier vergleichsweise einfach ist. Eine komplexe Nachbearbeitung in Acrobat ist nicht nötig.

Die PDF-Funktionen von OpenOffice/LibreOffice

Im folgenden wollen wir nur noch von OpenOffice sprechen, die PDF-Funktionen sind in beiden Programmen derzeit noch identisch. Das kostenlose OpenOffice-Paket verfügt über eine eingebaute PDF-Exportfunktion. Wie gehabt werden die programmeigenen Absatzformate im Dokument verwendet. Dazu gehören etwa

  • die Überschriften der verschiedenen Ebenen
  • die programmeigene Formatierung für Listen
  • Alternativtexte für Bilder.

Blinde benutzen im Acrobat Reader fast die gleichen Tasten für ihren Screenreader wie bei HTML-Webseiten und suchen auch nach den gleichen Strukturelementen. Ebenso wie bei HTML-Seiten ist es wichtig, Strukturelemente nicht nur optisch kenntlich zu machen, sondern die programmeigenen Formatierungsmöglichkeiten zu verwenden.
In Word können Sie über den Dialog zur Formatierung von Bildern über den Reiter „Web“ Alternativtexte für die Bilder vergeben.

Das fertige Dokument

Zum Schluss ist wichtig, das PDF nicht über den Druckerdialog, sondern über die Exportfunktion zu erzeugen. Dazu wählt man unter Datei → Exportieren als PDF.

Hier wählt man „Tagged PDF“ sowie „Lesezeichen exportieren“, speichert das ganze im Sinne der Suchmaschinenoptimierung unter einem sprechenden Namen – und fertig.

Fazit

OpenOffice bietet eine günstige und einfache Alternative zu Adobe Acrobat, um barrierefreie PDF-Dokumente zu erstellen. Die Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit sollten alle wichtigen Inhalte auch in HTML bereit stehen. In diesem Falle würde auch das Erstellen barrierefreier PDF-Dokumente entfallen.

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Wenn Du es nicht machst, macht es keiner