In dieser Ausgabe geht es um Procurement, also der barrierefreien Beschaffung. Es wird gezeigt, warum dieses Thema für Organisationen und Unternehmen von zentraler Bedeutung ist.
Die Beschaffung ist eines der wichtigsten Instrumente, wenn es darum geht, Barrierefreiheit nachhaltig in einer Organisation zu verankern. Häufig wird Beschaffung zunächst mit dem Einkauf klassischer Produkte wie Bürostühle, Computer oder Standardsoftware gleichgesetzt. Tatsächlich umfasst sie jedoch weit mehr – insbesondere die Vergabe von Aufträgen für digitale Gewerke, etwa die Entwicklung einer Website oder einer App. Gerade diese Art von Beschaffung ist heute besonders relevant. Barrierefreiheit spielt sowohl beim Erwerb fertiger Produkte als auch bei der Beauftragung individuell erstellter Softwarelösungen eine entscheidende Rolle.
Barrierefreiheit ist Pflicht in der Beschaffung
Im öffentlichen Bereich ist die Berücksichtigung von Barrierefreiheit längst verpflichtend. Ob Behindertengleichstellungsgesetz oder Onlinezugangsgesetz – der Staat ist gehalten, ausschließlich barrierefreie Software zu beschaffen oder sicherzustellen, dass beauftragte Lösungen barrierefrei umgesetzt werden. Dass dies in der Praxis dennoch häufig nicht gelingt, liegt vielfach an Herausforderungen im Einkauf sowie an vorgefassten Meinungen. Oft wird beispielsweise festgelegt, dass eine bestimmte Softwarelösung wie Microsoft Office oder ein SAP-System beschafft werden soll – unabhängig davon, wie gut die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllt werden. Während Microsoft in diesem Bereich inzwischen weit fortgeschritten ist, zeigt das Beispiel SAP, dass Barrierefreiheit nicht überall angemessen umgesetzt wird.
Umso wichtiger ist es, dass jede beschaffende Stelle sorgfältig prüft, ob die ausgewählte Software den Anforderungen an Barrierefreiheit genügt.
Ein zentraler Bestandteil dieses Prozesses sind die Beschaffungsunterlagen, insbesondere Ausschreibungen. Im öffentlichen Sektor werden diese üblicherweise in entsprechenden Portalen veröffentlicht und enthalten die maßgeblichen Anforderungen an das zu beschaffende Produkt oder Gewerk. Mittlerweile ist digitale Barrierefreiheit in den meisten Ausschreibungen fest verankert – nicht zuletzt aufgrund des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG). Stellen, die unter das BFSG fallen, müssen in ihren Ausschreibungen grundsätzlich festlegen, dass die zu beschaffenden Produkte barrierefrei sein sollen.
Auffällig ist jedoch, dass die Anforderungen an Barrierefreiheit in vielen Ausschreibungen noch immer weit hinten platziert werden und damit im Zweifel nicht die notwendige Priorisierung erhalten. In vielen Ausschreibungsunterlagen findet sich eine Vielzahl an Anforderungen. Das ist grundsätzlich normal, da Beschaffung stark von Compliance-Vorgaben geprägt ist. Allerdings führt dies dazu, dass die Dokumente oft schwer verständlich sind – insbesondere, wenn man nicht mit juristischem oder beschaffungsbezogenem Fachvokabular vertraut ist. Auffällig ist zudem, dass das Thema Barrierefreiheit trotz seiner Relevanz häufig weit unten in der Prioritätenliste erscheint.
Gerade beim Onlinezugangsgesetz (OZG) ist das bemerkenswert. Dort sind sowohl User Experience (UX) als auch digitale Barrierefreiheit ausdrücklich vorgeschrieben. Das bedeutet unter anderem, dass UX-Tests verpflichtend durchzuführen sind und zweifelsfrei sichergestellt werden muss, dass barrierefreie Lösungen bereitgestellt werden. In der Praxis finden sich diese Anforderungen zwar in den Unterlagen, jedoch oft erst weit unten – während die fachlichen Anforderungen regelmäßig den oberen Bereich dominieren. UX und Barrierefreiheit geraten dadurch in den Hintergrund und werden nicht immer mit der nötigen Gewichtung wahrgenommen.
Dieses Problem ist vergleichbar mit einer Stellenausschreibung: Die wichtigsten Anforderungen stehen oben, weiter unten folgen weniger bedeutsame Aspekte. Dienstleister lesen Ausschreibungen ähnlich. Wenn Barrierefreiheit erst an neunter Stelle von zehn Punkten genannt wird, entsteht der Eindruck, dass sie für die Auftraggeberin nur eine untergeordnete Rolle spielt.
Eine mögliche Lösung besteht darin, Anforderungen an Barrierefreiheit und UX deutlich prominenter zu platzieren. Gleichzeitig sollte klar benannt werden, dass alle Anforderungen gleichermaßen verbindlich sind. Kann ein Anbieter eine zentrale Anforderung nicht erfüllen, führt dies entweder zum Ausschluss (K.-o.-Kriterium) oder zu der Verpflichtung, entsprechende Nachbesserungen vorzunehmen. Ohne die Erfüllung dieser Anforderungen sollte ein Produkt nicht im öffentlichen Sektor eingesetzt werden.
Fehlende Spezifizierung
Häufig fehlt in den Unterlagen zudem eine präzise technische Spezifikation. Die Herausforderung besteht darin, dass es verschiedene Normen gibt, die teilweise unterschiedlichen Versionsständen folgen. Aktuell gilt die EN 301 549 in der Fassung, die sich auf die WCAG 2.1 bezieht. Gleichzeitig liegt die WCAG bereits in der Version 2.2 vor, die seit über einem Jahr veröffentlicht ist. Seit ebenso langer Zeit wird auf eine Aktualisierung der EN 301 549 durch die EU gewartet. Diese wurde mehrfach angekündigt – bislang jedoch ohne Umsetzung.
Eigentlich müssten die Anforderungen in Ausschreibungen bereits heute auf die WCAG 2.2 Bezug nehmen. Das geschieht jedoch selten, unter anderem weil die Vorgaben nicht weiter konkretisiert sind. Je nach Anwendung können sich aus der WCAG 2.2 zusätzliche oder strengere Anforderungen ergeben. Aus fachlicher Sicht ist es sinnvoll, dass Dienstleister bereits jetzt auf Basis der WCAG 2.2 entwickeln. Der Mehraufwand ist überschaubar, verhindert aber späteren Anpassungsbedarf – dennoch setzen viele Anbieter nach wie vor ausschließlich auf den veralteten Standard 2.1.
Für ausschreibende Stellen ist es essenziell, geeignete Bewertungskriterien festzulegen und deren Gewichtung sorgfältig zu bestimmen. Die Gewichtung spielt insbesondere deshalb eine große Rolle, weil die Organisation ermitteln muss, welcher Anbieter die Anforderungen insgesamt am besten erfüllt. Gerade bei komplexen Ausschreibungen ist es selten, dass ein Anbieter sämtliche Kriterien vollständig erfüllt – mit Ausnahme sehr großer IT-Dienstleister wie Adesso oder andere marktführende Unternehmen, die über die Ressourcen verfügen, alle regulatorischen und technischen Vorgaben abzudecken. Bewerben sich jedoch kleinere Unternehmen, ist es nicht ungewöhnlich, dass einzelne Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt werden. Vor diesem Hintergrund kommt der Gewichtung der Kriterien eine zentrale Bedeutung zu.
Barrierefreiheit sollte dabei ein entsprechend hohes Gewicht erhalten. Werden die Anforderungen an die Barrierefreiheit nicht erfüllt, handelt es sich um ein K.-o.-Kriterium. In diesem Fall muss der Anbieter von der Vergabe ausgeschlossen werden.
Besonders relevant ist die Frage, wie die Barrierefreiheit bewertet wird – vor allem, wenn bereits ein fertiges Produkt auf dem Markt existiert und dieses im Rahmen der Ausschreibung angeboten wird. Fertige Lösungen sind häufig kostengünstiger, weshalb sie im Beschaffungsprozess oft bevorzugt werden. Für ihre Bewertung stehen im Wesentlichen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Die ausschreibende Stelle bewertet selbst.
Die Organisation kann eigene Tests durchführen oder diese intern beauftragen. Dabei muss nicht zwingend ein vollständiger BITV-Test erfolgen; es ist möglich, eine repräsentative Stichprobe zentraler Kriterien zu prüfen. Werden diese erfüllt, ist es wahrscheinlich, dass weitere Anforderungen ebenfalls eingehalten sind. Dieses Vorgehen ist ein pragmatisches und in der Praxis häufig sinnvolles Instrument – die juristische Bewertung kann je nach Vergaberecht jedoch variieren.
2. Der Anbieter führt den Test selbst durch.
In diesem Fall erstellt der Anbieter eine Selbstauskunft oder ein Prüfprotokoll. Voraussetzung ist, dass der Test objektiv erfolgt und keine beschönigenden Bewertungen vorgenommen werden. Der Nachteil besteht darin, dass eine vollständige Neutralität nicht immer garantiert werden kann.
3. Eine unabhängige Institution wird beauftragt.
Hier wird ein externes, auf Barrierefreiheit spezialisiertes Unternehmen – oder ein entsprechend qualifizierter IT-Dienstleister – mit der Prüfung betraut. Der Anbieter legt das Ergebnis anschließend der ausschreibenden Stelle vor, die es im Rahmen der Vergabeentscheidung berücksichtigen kann.
Von diesen drei Optionen erscheint die erste besonders sinnvoll, sofern die Behörde über ausreichende Ressourcen verfügt. Gerade größere Verwaltungen sollten eigenes Know-how im Bereich Barrierefreiheit aufbauen und regelmäßig vertiefen. Zudem können Mitarbeitende mit Behinderungen ein wertvolles Feedback geben. Wenn diese Personen später ohnehin mit der betreffenden Software arbeiten sollen, ist es naheliegend, sie schon in die Bewertung einzubeziehen. Rückmeldungen aus der tatsächlichen Nutzung helfen darüber hinaus dem Dienstleister, frühzeitig Optimierungen vorzunehmen.
Probleme bei der Vergabe
Im nächsten Schritt lohnt sich ein Blick auf die typischen Herausforderungen und Probleme im Vergabeprozess. Ein zentrales Problem besteht darin, dass in vielen Vergabestellen nur wenig oder gar kein Know-how zur digitalen Barrierefreiheit vorhanden ist. Häufig agieren Vergabestellen losgelöst vom eigentlichen Fachkontext: Sie fügen juristische Textbausteine zusammen, ohne im Detail zu verstehen, welche praktischen Anforderungen dahinterstehen. Entsprechend fehlt oftmals auch die Kompetenz, eingereichte Unterlagen fachgerecht zu prüfen.
Daher ist es sinnvoll, Vergabestellen enger mit fachkundigen Bereichen zu vernetzen oder auf vorhandene Ressourcen zurückzugreifen. Es existieren beispielsweise etablierte Textbausteine und Leitfäden – etwa von BfIT oder anderen Behörden –, die ohne großen Aufwand eingebunden werden können.
Ein weiteres häufiges Problem sind unklare oder zu schwach formulierte Vorgaben. Die mangelnde Priorisierung von Barrierefreiheit wurde bereits angesprochen: Wenn Anforderungen weit unten in der Ausschreibung stehen oder nicht als K.-o.-Kriterium definiert werden, kann ein Anbieter, der keinerlei Erfahrung mit Barrierefreiheit hat, trotzdem den Zuschlag erhalten. Derartige Vergaben – manchmal auch durch bereits vorab favorisierte Anbieter begünstigt – sind leider keine Seltenheit und widersprechen dem Ziel eines transparenten und qualitätsorientierten Beschaffungsprozesses.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Anforderungen selbst oft unpräzise formuliert sind. So wird in manchen Ausschreibungen lediglich verlangt, dass die Lösung „digital barrierefrei“ sein müsse, ohne zu spezifizieren, welche Konformitätsstufe der WCAG erreicht werden soll. Auch im Jahr 2025 gibt es noch immer Dienstleister, die keinerlei fundiertes Wissen über Barrierefreiheit besitzen und dies durch oberflächliche Maßnahmen wie einen Kontrastmodus, eine Schriftvergrößerung oder den Einsatz sogenannter Overlays zu kompensieren versuchen. Diese Ansätze lösen jedoch selten echte Barrieren – und sollten längst der Vergangenheit angehören.
Sanktionen bei Verstößen
Ein grundlegendes Problem bleibt daher das fehlende Fachwissen zur Bewertung von Barrierefreiheit auf Seiten der ausschreibenden Stelle. Liegt ein Gutachten vor – idealerweise durch eine unabhängige Prüfung, alternativ durch den Anbieter selbst –, fehlt in der Praxis oft das Know-how oder die Zeit, dieses fachlich einzuordnen. Umso wichtiger ist es, ein verbindliches Prüfraster vorzulegen und klare Erwartungshaltungen zu kommunizieren.
Zudem sollten finanzielle Konsequenzen vorgesehen werden, wenn ein Dienstleister zentrale Anforderungen an die Barrierefreiheit nicht erfüllt.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass bei Verstößen gegen die Anforderungen an Barrierefreiheit auch Konsequenzen greifen. Dies kann in Form von Vertragsstrafen oder anderen Sanktionen geschehen – ähnlich wie bei Verstößen gegen Datenschutzvorgaben (DSGVO) oder Sicherheitsanforderungen. Wenn ein Dienstleister ein Gutachten vorlegt, das die wesentlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit bestätigen soll, diese aber tatsächlich nicht erfüllt werden, muss dies spürbare Folgen haben. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Anbieter das Thema auf die leichte Schulter nehmen.
Bei der Bewertung von Gutachten ist besonders auf die Qualität und Aussagekraft des Prüfverfahrens zu achten. Wichtige Aspekte sind dabei unter anderem:
• Darstellung der Prüfmethodik: Wurde manuell, automatisiert oder hybrid getestet?
• Umfang der Prüfung: Welche Szenarien, Unterseiten oder Funktionen wurden einbezogen?
• Bezug auf die aktuelle Softwareversion: Das Gutachten muss die Version betreffen, die tatsächlich eingesetzt werden soll.
Ein typisches Problem zeigt sich bei Updates oder Legacy-Systemen: Ein CMS kann beispielsweise in Version 5 barrierefrei sein, in Version 6 jedoch nicht mehr. Ein Gutachten, das sich nur auf die alte Version bezieht, ist in diesem Fall nutzlos. Grundsätzlich gilt: Jede neue Version muss mindestens den gleichen Barrierefreiheitsstandard erfüllen wie die vorherige, idealerweise sogar darüber hinaus.
Die korrekte Prüfung und Sanktionierung von Barrierefreiheit ist somit ein entscheidender Schritt, um nachhaltige Qualität sicherzustellen und die Umsetzung von Barrierefreiheit nicht nur formal, sondern auch praktisch durchzusetzen.