Checkliste: Was ist ein barrierefreies PDF-Dokument

Sie können diese Anforderungen an barrierefreie PDFs gern für Ihr Anforderungsmanagement nutzen. Beachten Sie auch meine Hinweise, wie Sie PDF für Barrierefreiheit vorbereiten und dadurch viele Ressourcen einsparen können.

Mindest-Standard und Qualitätssicherung

Definieren Sie für Ihre Organisation einen Mindest-Qualitätsstandard für barrierefreie PDF-Dokumente. Das gilt insbesondere, wenn unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Dienstleistern zusammenarbeiten.
Nehmen Sie regelmäßig Stichproben von PDF-Dokumenten. Bitte beachten Sie auch, dass eine automatische Prüfung mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker nicht ausreicht, um ein PDF auf Barrierefreiheit zu prüfen.
Beachten Sie: Schon in der Konzeption können schwerwiegende Fehler passieren. Dazu gehört die Verwenndung unzureichender Kontraste, sensorische Informationen sowie Kommunikation rein über Farbe.

WCAG und EN 301549 als Standard für barrierefreie PDF

Standard für barrierefreie PDFs ist nicht PDF Universal Accessibility, kurz PDF UA. Sowohl in der EU als auch in anderen großen Körperschaften wie der amerikanischen Bundesregierung sind die Web Accessibility Guidelines in der aktuellen Version als Basis-Standard für barrierefreie PDFs festgelegt. Das heißt, die Anforderungen der WCAG 2.1 AA gelten als Basis-Anforderung für barrierefreie PDF-Dokumente. PDF UA formuliert lediglich technische Anforderungen an barrierefreie PDFs, deckt aber nicht alle Anforderungen von barrierefreien PDFs ab.
Genauer gesagt gelten in der EU die EN 301549 Chapter 9 und in den USA die Section 508 als Standard für barrierefreie Dokumente, wobei beide Standards auf die WCAG 2.1 AA referenzieren, soweit diese mit Dokumenten/PDF umsetzbar sind. Sie fahren am sichersten, wenn Sie die EN 301549 als Grundlage für barrierefreie PDF-Aufträge nehmen. Kennt Ihr Dienstleister diese Norm nicht, muss er sich damit beschäftigen oder Sie sollten sich nach einem neuen Dienstleister umsehen. Gerne übernehmen wir diese Aufgabe für Sie.

Exkurs: PDF Reflow – Umfliessen ist nicht Teil des Standards

Der sogenannte Umfliessen-Modus oder PDF Reflow ist nicht Teil des PDF- bzw. des PDF-UA-Standards.
Richtig ist, dass es eine Anforderung zum Umfliessen in den Barrierefreiheits-Standards (WCAG 2.1 1.4.10: Reflow)gibt. PDF Reflow ist allerdings eine propritäre Technik von Adobe, die auch nur im Adobe Reader bzw. Acrobat funktioniert. Zudem ist die Technik fehleranfällig und sollte auch deshalb nicht verwendet werden. Leider wird das selbst von vielen Profis falsch dargestellt. Reflow ist mit aktuell vorhandenen Methoden nicht fehlerfrei umsetzbar und deshalb keine Anforderung.

Checkliste für Anforderungen an barrierefreie PDFs

Alle Inhalte sind korrekt ausgezeichnet. Dazu gehören insbesondere Überschriften, Auflistungen, Absätze, Tabellen.
Alle relevanten Grafiken haben eine alternative Beschreibung
Alle nicht-inhaltstragenden Elemente sind als Artefakt gekennzeichnet (für Nutzer von Hilfstechnik unsichtbar). Das gilt vor allem für Elemente, die sich auf jeder Seite wiederholen wie Kopf- oder Fußzeilen.
Die Metadaten sind in den Dokumenteigenschaften hinterlegt.
Alle Elemente erscheinen in einer logischen Lese-Reihenfolge.
Die Dokumentensprache ist korrekt hinterlegt. Größere Abschnitte in Fremdsprachen sind korrekt ausgezeichnet.
Es sind möglichst keine Sicherheitsmechanismen aktiviert. Insbesondere ist der Zugriff durch assistive Technologien sowie das Kopieren von Text erlaubt.
Grafiken enthalten keinen für das Verständnis des Inhalts relevanten Text (Schriftgrafiken). In Grafiken wie Diagrammen enthaltener Text wird immer in einer Text-Alternative etwa als Fließtext oder Tabelle angeboten.
Der Dateiname ist selbsterklärend.
Der Titel des Dokuments wird in der Titelleiste des Adobe Reader angezeigt, nicht der Dateiname.
Text kleiner als 18 pt oder 14 pt fett hat einen Mindestkontrast von 4,5:1, größerer Text sowie grafische Bedien-Elemente haben einen Kontrast von 3:1.
Informationen werden nicht ausschließlich über Farbe oder Farb-Veränderung kommuniziert, zum Beispiel in Diagrammen.
Links und Überschriften sind erklärend, das heißt, die Nutzerin kann allein aus dem Überschriften-Text bzw. der verlinkten Stelle Schlüsse auf den folgenden Inhalt bzw. die verlinkte Stelle schließen.
Komplexe Tabellen werden über IDs erschlossen, das heißt, dass etwa verschachtelte Tabellen die Überschriften und Datenzellen über IDs verknüpfen.
Formulare sind ohne Weiteres am Bildschirm ausfüllbar. Formular-Elemente sind beschriftet. Formulare können vollständig und in einer logischen Reihenfolge bedient werden.
Verzichten Sie auf programmierte Inhalte wie JavaScript, derzeit gibt es keine Möglichkeit, diese programmierten Inhalte vollständig bedienbar zu machen.

Anforderungen an barrierefreie PDF-Formulare

Formulare sind ohne weitere Maßnahmen am Bildschirm ausfüllbar. Die Nutzbarkeit für Blinde und Sehbehinderte wurde sichergestellt.
Die Nutzbarkeit per Tastatur, insbesondere die Verwendung des Tabs in einer sinnvollen Reihenfolge ist sichergestellt.
Pflichtfelder sind eindeutig gekennzeichnet.
Die Eingabefelder sind per Label eindeutig einander zuordnbar.
Fehlerhafte Eingaben sind, wo möglich erkennbar.
Bei der Gestaltung werden Konventionen eingehalten. Dazu gehört etwa die übliche Reihenfolge für Eingaben wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon und so weiter.

Anforderungen an Tabellen in barrierefreien PDFs

Taaellen werden in einer logischen Reihenfolge vorgelesen. WICHTIG: Sind Daten-Tabellen nicht logisch aufgebaut, sind sie für Blinde praktisch nicht verwendbar.
Für komplexe Tabellen ist eine für Blinde sichtbare Beschreibung hinterlegt.
Tabellen-Überschriften sind ausgezeichnet.

Testing

Der Dienstleister hat eine Prüfung mit Adobe Acrobat Pro oder einem ähnlichen Tool wie Kofax Power PDF durchgeführt.
Sie können eine Prüfung mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker durchführen. Nicht alle roten Felder sind für die Praxis relevant, der Ersteller sollte allerdings erklären können, warum diese Fehler auftreten.
PDFs mit Screenreader auf Barrierefreiheit prüfen
Sie möchten ein PDF barrierefrei gestaltet haben, benötigen ein Connsulting oder eine Schulung? Dann wenden Sie sich an meinen Kooperationspartner Silta.

Wenn Du es nicht machst, macht es keiner